Menurut Saundra Hybels & Richard L. Weaver II (2001), mendefinisikan komunikasi merupakan aktiviti pertukaran idea, informasi dan perasaan yang mempengaruhi penulisan, pengucapan, tingkah laku dan reaksi tubuh. Bahkan apa saja tindakbalas yang memberikan maksud kepada sesuatu pesanan juga dikatakan berlaku komunikasi.
Kadangkala, perkataan komunikasi terpakai secara bertukar ganti dengan perkataan interaksi atau perhubungan. Ini menjelaskan bahawa komunikasi sebagai aktiviti interaksi dan pertukaran idea, pendapat dan makna atau kelangsungan informasi termasuk dalam bentuk lambang, simbol, penulisan, pertuturan dan juga bunyi-bunyian sama ada dicapai secara bersemuka atau media massa.
Walaupun bagaimanapun, kita dapat difahami bahawa konsep komunikasi merupakan tindakan penyaluran informasi, perlakuan atau idea. Namun, matlamat komunikasi bagi memastikan mesej daripada individu kepada individu lain dapat disampaikan dan difahami dengan baik dan berkesan.
Oleh itu, komunikasi dalam organisasi kerajaan seharusnya berkesan dalam mencapai matlamat kecekapan yang menjadi penghubung dari rakyat kepada kerajaan, apabila berada dalam organisasi kerajaan gaya berinteraksi dengan orang awam seharusnya berkesan dan tepat agar melekat dalam ingatan orang yang menerima mesej kerana organisasi kerajaan sebagai penghubung bagi pihak pemerintah
Justeru, bagi mencapai matlamat komunikasi dalam organisasi kerajaan, ia memerlukan peranan dalam mengembangkan pengarahan supaya tindakan kerja dapat dilakukan dengan sempurna, jalinan dan kolaborasi agar tindakan tercapai. Di samping itu, pembinaan persahabatan dan membentuk kepercayaan agar diterima oleh organisasi.
2.0 Peranan Komunikasi Dalam Sesebuah Organisasi Kerajaan
2.1 Proses Pengarahan Agar Tindakan Kerja Dilaksanakan Dengan Sempurna
Komunikasi organisasi memfokuskan kepada aliran informasi formal dan tidak formal dalam konteks organisasi. Memandangkan sesebuah organisasi kerajaan yang terdiri daripada jabatan dan unit-unit semestinya ada pihak pengurusan atasan dan anggota bawahan, maka akan berlaku perhubungan ke bawah yang merupakan haluan komunikasi yang berlaku daripada lapisan atas terdiri daripada kumpulan pengurusan ke lapisan kakitangan bawahan.
Begitu juga, komunikasi ke atas yang merupakan arah komunikasi yang berlaku dari kakitangan lapisan bawahan ke lapisan lebih tinggi (penyelia). Maka setiap arahan dikomunikasikan dengan pelbagai cara yang berkesan sama ada menggunakan surat, memo dan e-mel. Menurut Baharudin & Khairie (2003), sekiranya pihak atas berkomunikasi secara tidak baik atau kasar, kemungkinan arahan untuk dilaksanakan oleh pihak bawahan untuk sesuatu tugasan menjadi renggang antara kedua pihak. Maka, komunikasi yang bersesuaian dan berkesan dan mesra mesti digunakan bagi melicinkan pengarahan sesuatu tindakan.
2.2 Koordinasi dan Kolaborasi Tindakan Dapat Dicapai
Pembentukan penyelarasan dan kerjasama di antara pihak atasan dan bawahan dalam sesebuah organiasasi kerajaan dapat meningkatkan perkhidmatan yang terbaik apabila maklumat yang diberikan dan diterima menepati dan difahami, hasilnya semua dapat memberikan tindakan yang sempurna dan matlamat akan tercapai bagi sesebuah agensi kerajaan dengan badan korporat dan seterusnya kepada orang awam.
Justeru, perkhidmatan yang cekap dan terbaik ini bergantung kepada komponen seperti struktuk sistem organisasi, teknologi yang digunakan dan aturan yang dilaksanakan, sumber manusia berkredibiliti termasuk budaya organisasi yang terdapat dalam organisasi tersebut. Maka, sekiranya komponen ini dapat diselaraskan dan dikolaborasi dengan lancar melalui proses komunikasi berkesan pasti usaha perkhidmatan terbaik mencapai matlamat.
2.3 Membina Persahabatan
Menurut Massila Hamzah & Arfah Yusof (2013) manusia berkomunikasi dengan dua cara yang paling utama iaitu melalui tulisan dan percakapan, apabila kita berinteraksi, kaedah yang pantas untuk menyampaikan idea dengan percakapan baik dan berkesan. Maka proses permulaan dalam membina persahabatan seharusnya bermula dengan komunikasi melalui pertuturan adalah lebih berkesan dalam sesebuah organisasi kerajaan kerana komunikasi tidak hanya bertujuan melaksanakan kerja semata-mata bahkan komunikasi dibentuk untuk mewujudkan jaringan kemesraan sesama rakan sekerja dan juga dengan pihak atasan.
Justeru, sekiranya wujud jaringan hubungan yang mantap, sekurang-kurangnya individu yang berada dalam sesebuah organisasi dapat berkongsi pengalaman, permasalahan dan keilmuan. Apabila semakin lama seseorang itu berkhidmat dalam sesebuah jabatan kerajaan akan membentuk komunikasi yang semakin mesra dan sekaligus dapat membentuk hubungan yang kukuh antara sesama warga kerja. Hasil daripada pembentukan persahabatan ini dapat menterjemahkan semangat dalam mencintai organisasi. Perasaan ini wujud kerana warga kerja berasa selesa dengan persekitaran mesra dan keharmonian terbentuk.
2.4 Membentuk kepercayaan
Dalam organisasi, rasa percaya dan diterima oleh warga organisasi, dilihat dengan komunikasi yang terjalin sama ada dengan percakapan atau tulisan. Seandainya komunikasi yang telus terbentuk, maka warga organisasi mengetahui apa yang perlu dilakukan dan sebaliknya.
Oleh yang demikian, segala konflik, perbalahan kecil, rasa tidak puas hati dapat ditangani secara baik sama ada secara perbincangan ataupun kemaafan sekiranya berlaku kesalahan. Keikhlasan dalam diri dapat dilihat melalui tindak tanduk dan tutur kata warga organisasi. Apabila keadaan ini wujud maka seseorang warga organisasi mengetahui rakan sekerja yang boleh dipercayai atau disebaliknya. Apabila telah wujud atau dipercayai, maka secara tidak langsung mewujudkan kesetiaan persahabatan dan mencintai organisasi.
3.0 Kepentingan Peranan Komunikasi Dalam Organisasi Kerajaan
Jika dilihat pada kerangka komunikasi dalam sesebuah organisasi kerajaan memberi gambaran betapa pentingnya disebabkan aliran maklumat merupakan aset dalam pelbagai peringkat pengurusan organisasi, meningkatkan kualiti kerja dan produktiviti, mencapai matlamat pengurusan dan memahami gaya serta jaringan proses komunikasi organisasi yang berkesan.
4.0 Penutup
Kesimpulannya, komunikasi sebagai proses penyampaian idea, arahan, memberitahu orang lain, mendorong sesuatu untuk mereka mengambil tindakan yang perlu. Oleh demikian, keempat-empat peranan komunikasi dalam organisasi kerajaan dibincangkan, sekiranya diamalkan dengan telus, maka akan mewujudkan perkongsian maklumat yang tersusun dari atas ke bawah dan sebaliknya dalam melicinkan pentadbiran pihak kerajaan kepada rakyat. Tindakan merahsiakan maklumat dan tidak disampaikan secara ikhlas dan tidak berintegriti menyebabkan komunikasi dalam organisasi kerajaan tidak berkesan. Kesannya akan menyebabkan rasa dihargai dan diterima dalam organisasi mula pudar dan akhirnya akan hilang. Keadaan ini mungkin menyebabkan peningkatan kadar pemberhentian kerja dan kecekapan dalam perkhidmatan semakin menurun.
5.0 Rujukan
Massila Hamzah, & Arfah Yusof. (2013). Pengantar Komunikasi. Open University Malaysia.
Mohd Baharudin Othman, & Mohd Khairie Ahmad. (2003). Pengantar Komunikasi. Penerbit UUM Press. Saundra
Hybels, & Richard L. Weaver II. (2001). Communicating Effectively. McGraw-Hill Companies Inc.
