SOP mengeluarkan invoice adalah termasuk didalam sop jualan. ada tiga perkara yang kita perlu ambil kira sebelum boleh mengeluarkan satu invoice.
Perkara pertama, sebelum mengeluarkan invoice kita perlukan 3 dokumen.
Dokumen yang pertama dipanggil sebagai purchase order atau borang pesanan.
Borang pesanan ini ialah dokumen yang diberikan oleh pelanggan. Borang pesanan ini adalah bukti bahawa pelanggan membuat tempahan barang dengan kita. Sebagai contoh, kita bisnes makanan. Mee goreng kita disukai oleh ramai orang. Suatu hari pejabat di depan kita berniaga menempah mee goreng untuk makanan sempena hari terbuka mereka. Encik Ali menelefon kita dan menyatakan hendak membuat tempahan untuk 100 orang.
Apa yang kita boleh buat ialah kita boleh meminta Encik Ali untuk email kepada kita butir tempahannya. Dalam email tersebut perlu dinyatakan tarikhnya, kuantitinya dan juga tempat yang nak dihantar.
Dokumen kedua yang perlu ada ialah dokumen sebut harga atau quotation. Dokumen sebut harga ialah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual. Dalam dokumen ini, kita nyatakan berapakah harga yang kita tawarkan kepada pembeli. Dalam sebut harga itu, kita nyatakan kondisi jualan seperti harga, kuantiti, cara bayaran dan tempoh penghantaran. Dalam sebut harga juga perlu dinyatakan tempoh sah laku sebut harga berkenaan. Sebagai contoh, kita menawarkan RM3 sepinggan mee.
Sebagai balasan kepada email Encik Ali, kita perlu sertakan dokumen sebut harga kepada Encik Ali. Jika Encik Ali bersetuju Encik Ali perlu menandatangan atau bersetuju secara bertulis jika bersetuju dengan harga yang dikemukakan.
Dokumen yang ketiga dipanggil delivery order atau borang penghantaran. Tujuan delivery order ialah untuk mengesahkan bahawa barang tersebut telah dihantar dan diterima oleh syarikat tersebut. Dalam delivery order, isinya hampir sama dengan invoice cuma dalam delivery order tidak ada harga diletakkan. Perlunya dokumen seperti delivery order kerana orang yang menerima delivery order selalunya ialah penjaga store dan orang yang menerima invoice selalunya ialah kerani akaun.
Dalam delivery order, pelanggan akan menyemak kuantiti yang dihantar sebagai contoh, Encik Ali akan mengira berapa pinggan yang dihantar kepada mereka dan dia perlu mengesahkan bahawa telah menerima sejumlah pinggan mee goreng. Setelah semua dokumen ini disertakan sekali, barulah invoice boleh dikeluarkan.
Tuan-tuan dan puan-puan, saya telah menerangkan 3 dokumen yang perlu ada sebelum mengeluarkan invoice. Pertama, perlu ada purchase order atau borang pesanan, Kedua, perlu ada quotation atau sebut harga. Ketiga, perlu ada delivery order atau pengesahan penghantaran. Belajar lebih lanjut mengenai pengurusan dokumen kewangan dalam bisnes kita. Dapatkan segera sistem akaun yang berkesan pada zaman sekarang di http://niagawan.zeckry.net
Sumber Rujukan :
[zotpress items=”{5090062:2E4AJE2S}” style=”apa”]
